4.1.1. Descrição da necessidade da contratação

É a identificação e caracterização do problema a ser resolvido. Justifica a decisão de contratar uma solução ou parte de uma solução. É elemento obrigatório do ETP[1] e deve responder a questões como:

qual é o problema que se pretende resolver? Por exemplo, tempo de espera prolongado para a prestação de um serviço público e dificuldade de solicitar esse serviço;
quais são os atores interessados na solução desse problema e quais as perspectivas desses atores sobre o problema? Por exemplo, área requisitante, servidores que atuam diretamente na prestação do serviço e usuários do serviço;
qual é o interesse público a ser atendido^[2]? Como, por exemplo, aprimorar a prestação do serviço; e
quais os resultados e os benefícios que serão alcançados ao resolvê-lo? A exemplo da redução do tempo de atendimento ou da disponibilização do serviço por meio de autoatendimento, e da possibilidade de prestação do serviço de forma digital, possibilitando que os usuários não necessitem se deslocar a uma repartição pública. Esses resultados e benefícios poderão ser comparados com o custo para resolver o problema.

A área requisitante deve justificar a necessidade da contratação com base no documento de formalização de demanda[3] e indicar a possível solução, descrita em termos de bens, serviços e/ou obras.

Para demandas complexas, pode ocorrer que a Administração identifique a sua necessidade, mas precise de uma maior interação com a iniciativa privada para estabelecer a melhor solução[4]. Nesses casos, o ETP poderá, inclusive, recomendar o emprego do diálogo competitivo[5], da contratação integrada[6] ou do procedimento de manifestação de interesse[7].

A equipe de planejamento da contratação deve elaborar a necessidade da contratação de forma a relacionar o objeto da contratação com as atividades-fim da organização pública.

Não se deve apenas contratar obras, bens e serviços, mas, sim, objetos que contribuam para dar suporte às atividades de cada organização contratante, de forma alinhada com as leis orçamentárias e com os demais instrumentos de planejamento da organização, como o PCA, o PLS, e o PEI[8].

Quadro 87 – Referências normativas para a descrição da necessidade da contratação

Normativos	Dispositivos
Lei 14.133/2021	Art. 11. O processo licitatório tem por objetivos: […] Parágrafo único. A alta administração do órgão ou entidade é responsável pela governança das contratações e deve implementar processos e estruturas, inclusive de gestão de riscos e controles internos, para avaliar, direcionar e monitorar os processos licitatórios e os respectivos contratos, com o intuito de alcançar os objetivos estabelecidos no caput deste artigo, promover um ambiente íntegro e confiável, assegurar o alinhamento das contratações ao planejamento estratégico e às leis orçamentárias e promover eficiência, efetividade e eficácia em suas contratações. […] Art. 18. A fase preparatória do processo licitatório é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual de que trata o inciso VII do caput do art. 12 desta Lei, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, bem como abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação, compreendidos: I – a descrição da necessidade da contratação fundamentada em estudo técnico preliminar que caracterize o interesse público envolvido; […] § 1º O estudo técnico preliminar a que se refere o inciso I do *caput* deste artigo deverá evidenciar o problema a ser resolvido e a sua melhor solução, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica da contratação, e conterá os seguintes elementos: I – descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público; […] (Grifo nosso)
IN – Seges/ME 58/2022	Art. 9º Com base no Plano de Contratações Anual, deverão ser registrados no Sistema ETP Digital os seguintes elementos: I – descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público; […]

Fonte: Elaboração própria com base nas normas consultadas.

Quadro 88 – Jurisprudência do TCU

Acórdãos	Dispositivos
Acórdão 2221/2012-TCU-Plenário	[Enunciado] As aquisições de bens pela Administração devem estar baseadas em estudos prévios que demonstrem a necessidade e viabilidade das aquisições, a fim de evitar o mau uso de recursos públicos e não limitar o sucesso dos objetivos que se buscam atingir.
Pesquisa de Jurisprudência	Execute consulta na Pesquisa Integrada do TCU. Pesquise pela expressão: “justificativa” ADJ5 (“necessidade” ADJ7 “contratação”) Execute consulta na Jurisprudência selecionada: “necessidade” ADJ3 “contratação” Execute consulta na Jurisprudência selecionada pela árvore de classificação. Selecione a área “licitação” e o tema “planejamento”.

Fonte: Elaboração própria com base na jurisprudência do TCU.

Quadro 89 – Riscos relacionados

Riscos

Escolha precipitada da solução, sem identificação prévia e exata do problema a ser resolvido, levando à contratação que poderia ter sido evitada ou com requisitos desnecessários (supérfluos), que limitam a competitividade e elevam o preço contratado, com consequentes subutilização da solução e desperdício de recursos.

Escolha precipitada da solução, sem identificação prévia e precisa do problema a ser resolvido, levando à contratação de solução que não atende à demanda da Administração, necessitando de ajustes frequentes ou resultando no abandono da solução, com consequentes desperdícios de recursos financeiros, de tempo e de esforço administrativo.

Descrição da necessidade da contratação sem análise das perspectivas e prioridades dos requisitantes e de outros atores relevantes para a solução do problema, levando à definição imprecisa do problema, com consequente contratação de solução inadequada para resolvê-lo.

Descrição da necessidade da contratação sem avaliar se os processos de trabalho a serem suportados pela solução precisam ser otimizados ou repensados antes da contratação, levando à contratação de uma solução que poderia ter sido evitada ou ter sido executada em melhores condições (p.ex.: melhores definições de requisitos), com consequentes desperdícios de recursos financeiros, de tempo e de esforço administrativo.

Ausência de análise quanto à oportunidade e conveniência de prorrogar o contrato, levando à manutenção de uma solução e de seu(s) contrato(s) que não atenda mais a uma necessidade da organização, seja porque a solução não consiga mais atender a essa necessidade, seja porque essa necessidade deixou de existir, com consequente desperdício de recursos.

Fonte: Adaptado de Tribunal de Contas da União, 2014, item “Necessidade da contratação”; e Tribunal de Contas da União, 2012, p. 65-67.

[1] Lei 14.133/2021, art. 18, § 2º c/c § 1º, inciso I.

[2] Lei 14.133/2021, art. 18, inciso I, e § 1º, inciso I.

[3] IN – Seges/MP 5/2017, art. 24, alterada pela IN – Seges/ME 49/2020, art. 1º.

[4] Para esses casos, a Lei 14.133/2021 prevê o diálogo competitivo (art. 32) e o procedimento auxiliar de manifestação de interesse (art. 81).

[5] Consulte o item 3.6.5 deste manual.

[6] Consulte o item 4.4.1.3 deste manual.

[7] Remete-se aos comentários do item 5.9.3 deste manual.

[8] Lei 14.133/2021, art. 11, parágrafo único, e art. 18, caput.