2.4. Monitoramento do desempenho da função de contratações
Definidos objetivos, indicadores e metas para a função de contratações (vide item 2.3.2.1), cabe à governança monitorar o desempenho dessa função organizacional[1].
Uma das formas de monitorar o desempenho é por meio de relatórios de controle da gestão[2]. Esses relatórios devem fornecer informações atualizadas e precisas, apontando alertas ou problemas, para que a instância interna de governança (conselho ou alta administração) aprove as medidas para resolver os problemas detectados ou para evitar que eles ocorram.
Outra fonte de informação que pode ser utilizada para monitorar o desempenho da função de contratações é o feedback de clientes internos e externos.
Uma das principais utilidades das informações resultantes do monitoramento é a identificação de oportunidades de melhoria. Ao analisar os dados coletados, é possível identificar áreas ou processos que podem ser aprimorados para obter melhores resultados. Por exemplo, se o monitoramento revelar um alto índice de retrabalho em determinada etapa do processo de contratações, isso pode indicar a necessidade de revisar e melhorar os procedimentos nessa área específica.
Além disso, as informações obtidas também permitem a correção de desvios de objetivos e metas estabelecidos. Durante o monitoramento, é possível identificar se os resultados estão aquém do esperado. Caso sejam identificados desvios, é importante tomar medidas corretivas para garantir que os objetivos sejam alcançados. Por exemplo, se o tempo médio de contratação estiver muito acima da meta estabelecida, podem ser implementadas ações para agilizar o processo e reduzir esse tempo.
Outra utilidade das informações resultantes do monitoramento é o reconhecimento do bom desempenho. Ao analisar os dados coletados, é possível identificar áreas ou indivíduos que estão se destacando e obtendo resultados positivos. Esse reconhecimento pode ser feito por meio de premiações, incentivos ou simplesmente pelo elogio e reconhecimento público. Isso contribui para motivar os colaboradores e reforçar a importância do bom desempenho.
As informações obtidas por meio do monitoramento também são essenciais para retroalimentar o planejamento. Com base nos dados coletados, é possível avaliar se as metas e objetivos estabelecidos foram alcançados, se novas metas e objetivos devem ser estabelecidos e se alguma oportunidade de melhoria identificada deve ser priorizada. Essa retroalimentação é fundamental para garantir que o planejamento esteja sempre alinhado com a realidade e as necessidades da organização.
Para que seja possível monitorar o desempenho da função de contratações, é necessário estabelecer rotinas, a serem executadas pela gestão, de coleta e análise dos dados. Além disso, é importante atribuir responsabilidades pela coleta e análise, definir o formato e a frequência dos relatórios, e a forma de disponibilização desses relatórios à instância interna de governança.
Podem ser adotados indicadores de diferentes tipos, como os de insumos, produtos, resultados e eficiência. Esses indicadores podem abranger uma série de aspectos, como a eficácia e eficiência dos processos de trabalho de contratações, a transparência das contratações, a gestão de contratos e o desenvolvimento profissional dos colaboradores e gestores envolvidos na função de contratações, entre outros[3].
É fundamental que o monitoramento seja realizado de forma contínua e sistemática, para que seja possível identificar eventuais problemas e implementar melhorias. Os relatórios gerados devem ser claros e acessíveis, de forma a facilitar a compreensão e tomada de decisões por parte da instância interna de governança.
Também é necessário criar um ambiente propício para a coleta de dados e análise, garantindo a disponibilidade de recursos adequados e a capacitação dos profissionais envolvidos.
Um exemplo prático de atividade de monitoramento relacionada à eficácia do planejamento das contratações é o controle do cronograma do PCA associado ao controle da execução do orçamento.
Nesse contexto, o indicador do PCA pode alertar que o cronograma está atrasado e que não será possível determinado setor executar o seu orçamento. Diante desse alerta, a área de contratações deve informar à alta administração para que ela possa intervir e tomar medidas corretivas. Uma possível ação seria autorizar o remanejamento dos recursos para outra área que esteja apta a executar as atividades previstas no orçamento.
Além disso, outra ação que pode ser tomada é a realização de aditivos em contratos que não haviam sido priorizados no plano inicial. Isso permite que as contratações necessárias sejam feitas, mesmo que não estivessem previstas anteriormente. No entanto, é importante ressaltar que essa medida deve ser realizada de forma cautelosa, garantindo que as contratações adicionais sejam realmente essenciais e que não comprometam o orçamento de outras áreas.
Nesse exemplo, o alerta dado pelo indicador e a atuação oportuna da governança evitarão a devolução do orçamento, as contratações realizadas às pressas ou as adesões a atas de registro de preços sem o devido planejamento.
Sobre o assunto, cabe lembrar que o Decreto 10.947/2022 determina a elaboração, a cada dois meses, de um relatório de gestão de riscos do PCA. Esse relatório é essencial para monitorar os riscos associados à possibilidade de que alguns itens do plano não sejam efetivamente contratados até o final do ano fiscal[4].
Quadro 36 – Referências normativas para monitorar o desempenho da função de contratações
| Normativos | Dispositivos |
| Lei 14.133/2021 | Art. 11. […] Parágrafo único. A alta administração do órgão ou entidade é responsável pela governança das contratações e deve implementar processos e estruturas, inclusive de gestão de riscos e controles internos, para avaliar, direcionar e monitorar os processos licitatórios e os respectivos contratos […] (Grifo nosso) |
| Lei 12.527/2011 | Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: […] VII – informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; […] (Grifo nosso) |
| Decreto 9.203/2017 | Art. 15-A. São competências dos comitês internos de governança, instituídos pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional: (Incluído pelo Decreto nº 9.901, de 2019) […] II – incentivar e promover iniciativas que busquem implementar o acompanhamento de resultados no órgão ou na entidade, que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional ou que adotem instrumentos para o aprimoramento do processo decisório; (Incluído pelo Decreto nº 9.901, de 2019) […] (Grifo nosso) |
| Portaria – Seges/ME 8.678/2021 | Art. 20. A alta administração dos órgãos e entidades deverá implementar e manter mecanismos e instrumentos de governança das contratações públicas estabelecendo, no âmbito de sua competência, no mínimo: I – formas de acompanhamento de resultados, com indicadores e metas para a gestão dos processos de contratações; II – iniciativas que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional, com apoio, quando possível, dos resultados da gestão de riscos e do controle preventivo; […] (Grifo nosso) |
| IN – Seges/ME 24/2020 | Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se: […] III – gestão estratégica: processo de gerenciamento superior, direcionado para a implementação da estratégia, que busca obter a melhor relação entre estruturas, recursos de toda ordem e processos de trabalho, interatuantes e harmônicos entre si, operados a partir de um processo decisório estratégico, com o propósito de conduzir, monitorar e avaliar a execução de projetos, programas, atividades, ou ações, de uma instituição, visando a obtenção de eficiência, eficácia e efetividade na produção dos resultados desejados. O planejamento estratégico é o principal instrumento da gestão estratégica; e […] (Grifo nosso) |
| Resolução – CNJ 347/2020 | Art. 33. Compete à alta administração dos órgãos do Poder Judiciário, observadas as diretrizes do art. 3º e as demais disposições desta Resolução, implementar objetivos, indicadores e metas para a gestão de contratações, que evidenciem: I – formas de acompanhamento de desempenho e de resultados; II – iniciativas que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional, com apoio, quando possível, dos resultados da gestão de riscos; (Grifo nosso) |
Fonte: Elaboração própria com base nas normas consultadas.
Quadro 37 – Jurisprudência do TCU
| Acórdãos | Dispositivos |
| Acórdão 1049/2019-TCU-Plenario | 9.1.1.1. estabeleça formalmente mecanismos que a administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições; […] 9.1.2.1. estabeleça formalmente e de modo unificado: 9.1.2.1.1. a. objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio; 9.1.2.1.2. iniciativas/ações a serem implementadas para atingir os objetivos estabelecidos; 9.1.2.1.3. pelo menos um indicador para cada objetivo definido, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização; 9.1.2.1.4. metas para cada indicador definido; 9.1.2.1.5. mecanismos que a administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições; (Grifo nosso) |
| Acórdãos 2340, 2341, 2342, 2343, 2344, 2345, 2346, 2347, 2348, 2349, 2350, todos do ano de 2016 e do Plenário do TCU | Estabeleça formalmente: objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio; iniciativas/ações a serem implementadas para atingir os objetivos estabelecidos; pelo menos um indicador para cada objetivo definido na forma acima, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização; metas para cada indicador definido na forma acima; mecanismos que a alta administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições. (Grifo nosso) |
| Acórdão 2622/2015-TCU-Plenário | […] 9.4.1. oriente as organizações sob sua esfera de atuação sobre a necessidade de a respectiva alta administração estabelecer formalmente: 9.4.1.1. objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio; 9.4.1.2. pelo menos um indicador para cada objetivo definido na forma acima, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização; 9.4.1.3. metas para cada indicador definido na forma acima; 9.4.1.4. mecanismos que a alta administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições. (Grifo nosso) |
| Pesquisa de Jurisprudência | Execute a seguinte consulta na Pesquisa Integrada do TCU: (“plano estratégico” ADJ3 contratações) OU (“planejamento estratégico” ADJ3 contratações) OU (“alinhamento estratégico” ADJ3 contratações) OU (“gestão estratégica” ADJ3 contratações) OU (“objetivos” ADJ1 “indicadores e metas” ADJ5 “contratações”) OU (“plano estratégico” ADJ3 aquisições) OU (“planejamento estratégico” ADJ3 aquisições) OU (“alinhamento estratégico” ADJ3 aquisições) OU (“gestão estratégica” ADJ3 aquisições) OU (“objetivos”ADJ1 “indicadores e metas” ADJ5 aquisições) E indicador.ACORDAO |
Fonte: Elaboração própria com base na jurisprudência do TCU.
Quadro 38 – Riscos relacionados
| Riscos |
| Monitoramento da função de contratações realizado de forma assistemática e sob demanda, levando à falta de informações precisas, confiáveis e tempestivas à alta administração, com consequente impossibilidade de: aferir a efetividade das contratações, ou seja, se as necessidades de negócio estão sendo atendidas pelas contratações;aferir o cumprimento das diretrizes estabelecidas, como, p.ex., as relacionadas a sustentabilidade;aferir a qualidade das contratações (p.ex.: alcance de níveis de serviço das contratações de serviço e de níveis de satisfação dos usuários com as soluções contratadas);aferir o alcance de outras metas definidas; eatuar de forma oportuna para remover obstáculos e para aprovar medidas para resolver os problemas detectados ou para evitar que eles ocorram. |
| Ausência de rotinas para monitoramento da execução do PCA, levando à impossibilidade de gerenciar adequadamente as contratações, com consequente dificuldade de: acompanhar os gastos efetuados ao longo do tempo, de modo que a adequação orçamentária seja acurada;acompanhar os processos de contratação, de modo a remover obstáculos para sua consecução;identificar a não realização de parte das contratações planejadas e autorizar tempestivamente o remanejamento do orçamento para outras áreas, viabilizando o aproveitamento desses recursos; eidentificar a não realização de grande parte das contratações ao longo do ano e adotar ações corretivas, evitando a concentração das contratações no fim do ano. |
Fonte: Adaptado de Tribunal de Contas da União, 2020d.
Quadro 39 – Modelos
| Assunto | Modelo disponibilizados por OGS ou por órgãos de controle | OGS |
| Definição de Indicadores | Guia Referencial para Construção e análise de Indicadores (BAHIA L. O., 2021) | MGI |
| Monitoramento do PCA | Orientações para elaboração do relatório de riscos do Plano de Contratações Anual (PCA) |
Fonte: Elaboração própria.
[1] Lei 14.133/2021, art. 11, parágrafo único; Portaria – Seges/ME 8.678/2021, art. 20, incisos I e II; Resolução – CNJ 347/2020, art. 33, incisos I e II.
[2] Tribunal de Contas da União, 2020b, p. 86.
[3] CIPS; NIGP, 2012c; Naspo, 2016, p. 2-7.
[4] Decreto 10.947/2022, art. 19.