2.3.2. Instrumentos de planejamento da função de contratações

É responsabilidade da alta administração, ou da instância interna de governança estabelecida, orientar a elaboração dos instrumentos de planejamento da função de contratações, bem como aprová-los e apoiá-los formalmente. Sem o apoio da governança, é improvável que os planos, se elaborados, sejam efetivos. Por outro lado, se esses planos forem aprovados por unidades hierarquicamente inferiores, podem não ser considerados por unidades superiores ou do mesmo nível hierárquico.

Para assegurar a efetividade dos planos da função de contratações, é necessário estabelecer diretrizes claras e definir responsabilidades. Além disso, é essencial promover a articulação entre as diferentes unidades organizacionais e garantir uma comunicação eficiente para que todos os envolvidos no planejamento, execução e acompanhamento compreendam seus objetivos e responsabilidades.

A aprovação de cada plano pode ser formalizada de diferentes maneiras, como incluí-las diretamente nos próprios planos, registrar em atas de reunião ou por meio de normativos internos que os homologuem. Além disso, é importante realizar uma divulgação ostensiva dos planos dentro e fora da organização. Isso pode ser feito, por exemplo, publicando os planos no portal da organização na internet, tornando-os acessíveis tanto internamente como externamente.

O apoio da alta administração precisa ser periódico e manifesto. Isso pode ser realizado por meio de mensagens em correio eletrônico ou no portal da intranet/internet, campanhas institucionais e notícias em informativos internos.

A seguir, são apresentados instrumentos importantes para o planejamento da função de contratações: definição de objetivos, indicadores e metas; plano de logística sustentável; e plano de contratações anual.