2.3.2.1. Objetivos, indicadores e metas para a função de contratações

A alta administração tem a responsabilidade de incentivar a definição de objetivos, indicadores e metas para a função de contratações. É essencial que esses objetivos sejam definidos para um período específico[1], que seja adequado para alcançar uma situação futura desejada e viável.

A finalidade desses elementos é promover melhorias na função de contratações e direcionar seus esforços para o atendimento das necessidades organizacionais, de forma articulada com as demais funções de gestão[2].

Para definir os objetivos da função de contratações, é importante realizar análises externas e internas abrangentes. Essas análises permitem à gestão conhecer suas próprias capacidades e desempenho, bem como os riscos aos quais está exposta. Além disso, as análises ajudam a identificar oportunidades que possam potencializar os resultados, reconhecer fragilidades e necessidades de mudança e identificar as partes interessadas, prevendo suas expectativas e poder de influência nos processos de gestão.

Para realizar essa análise, é importante considerar o desempenho de metas anteriores, se houver, e as principais mudanças que ocorreram desde então.

A análise do ambiente externo pode contemplar aspectos políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, legais e de sustentabilidade ambiental. Por exemplo, é importante considerar leis e regulamentos que possam impactar as contratações, tendências tecnológicas que possam melhorar os processos de contratação e questões sociais que possam influenciar as decisões de contratação[3].

Já a análise do ambiente interno deve abordar processos, pessoas, sistemas e orçamento. Por exemplo, é importante avaliar a eficiência dos processos de contratação, a capacidade da equipe responsável pelas contratações, a adequação dos sistemas utilizados e a disponibilidade de recursos financeiros para realização das contratações. Essa análise interna permite identificar pontos fortes e áreas de melhoria na função de contratações.

Após realizar o diagnóstico, é possível traçar alternativas ou cursos de ação para o cenário futuro almejado, levando em consideração os riscos e as oportunidades de cada opção. Essas alternativas selecionadas serão planejadas e traduzidas em objetivos.

Os objetivos da função de contratações devem estar consistentes com os objetivos estratégicos, ou seja, alinhados com o plano estratégico institucional (PEI)[4]. Além disso, os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART). Isso significa que eles devem ser claros e definidos de forma a facilitar sua medição e acompanhamento ao longo do tempo.

A fim de exemplificar, é possível definir objetivos para a função de contratações que estão relacionados a diversos aspectos. Alguns desses objetivos incluem[5]:

desenvolvimento profissional dos agentes públicos que atuam na função de contratações;
retenção e atração de talentos na área de contratações;
desenvolvimento da cultura de integridade nas contratações;
maior transparência dos processos de contratação;
implantação das diretrizes de sustentabilidade nas contratações; e
eficiência de sistemas e de processos de trabalho da função de contratações.

Os objetivos deverão ser acompanhados das respectivas medidas de alcance: indicadores com periodicidade definida para aferição; linhas de base de cada indicador ou outros padrões comparativos; e metas para cada um dos indicadores definidos. Os riscos associados a cada objetivo também precisam ser identificados, avaliados e tratados.

As metas representam os resultados esperados a serem alcançados em um determinado período. Elas devem ser definidas de forma a serem desafiadoras, mas alcançáveis, e devem estar alinhadas com os objetivos estabelecidos.

Os objetivos e métricas (que representam o que a gestão deseja alcançar) serão então desdobrados em ações e projetos (definem o como alcançar). As ações serão objeto de planos de ação (de nível operacional), com prazos, recursos e responsáveis definidos.

Seguindo a mesma lógica dos exemplos mencionados para os objetivos, as ações que podem ser adotadas para alcançar esses objetivos incluem:

ampliação do acesso a treinamentos e dos incentivos para obtenção de certificação profissional. Isso pode incluir a realização de cursos, workshops e palestras, além da criação de parcerias com instituições de ensino e órgãos especializados para oferecer treinamentos específicos na área de contratações;
implementação de políticas de remuneração e outros incentivos, além de programas de reconhecimento e recompensa para incentivar a permanência e atração de talentos;
elaboração, atualização ou complementação de normativos internos sobre integridade para tratar sobre questões éticas específicas da função de contratações; implementação de códigos de conduta; treinamentos sobre ética e integridade; além de canais de denúncia e mecanismos para identificar e gerenciar potenciais conflitos de interesse;
publicação na internet (especialmente no Portal Nacional de Compras Públicas) de todos os documentos relacionados com cada contratação, incluindo os de planejamento, como o estudo técnico preliminar, todos em formato aberto[6];
desdobramento para as contratações dos objetivos constantes do Plano de Logística Sustentável, e detalhamento e compilação dos normativos que tratam de sustentabilidade aplicáveis à organização; e
controle do cronograma das contratações dispostas no plano de contratações anual em conjunto com o controle da execução do orçamento, e aprimoramento do processo de gestão contratual. Outras medidas para otimizar o tempo, reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos de trabalho, as quais podem envolver a implementação de tecnologias e ferramentas digitais que automatizem tarefas, a revisão de fluxos de trabalho e a adoção de boas práticas de gestão de projetos.

Além do alinhamento com o PEI, outros elementos são essenciais para assegurar a efetividade do planejamento da função de contratações. Esses elementos incluem a aprovação e apoio formal da instância interna de governança, a compreensão clara dos objetivos e metas por parte dos colaboradores e dos gestores que atuam na função de contratações, e o monitoramento da sua execução.

A aprovação e apoio formal da instância interna de governança são fundamentais para garantir a legitimidade e o respaldo do planejamento da função de contratações. A instância de governança, que pode ser a alta administração, um comitê, diretoria ou outra estrutura de decisão, deve avaliar e aprovar os objetivos, metas e ações propostas, garantindo que estejam alinhados com as diretrizes estratégicas da organização.

A compreensão clara dos objetivos e metas por parte dos colaboradores e gestores que atuam na função de contratações é fundamental para garantir o engajamento e comprometimento de todos os envolvidos. Todos devem entender os resultados esperados, as metas a serem alcançadas e como suas atividades contribuem para o alcance desses objetivos. Essa compreensão clara promove uma maior efetividade na execução das ações e projetos da função de contratações.

Por fim, o monitoramento da execução do planejamento da função de contratações é essencial para avaliar o progresso em relação aos objetivos e metas estabelecidos. O monitoramento permite identificar eventuais desvios e tomar ações corretivas, garantindo que as metas sejam alcançadas dentro dos prazos estabelecidos. Além disso, o monitoramento também permite avaliar a efetividade das ações e projetos em relação aos resultados esperados, possibilitando ajustes e melhorias contínuas.

Quadro 24 – Referências normativas para a definição de objetivos, indicadores e metas para a função de contratações

Normativos	Dispositivos
Lei 14.133/2021	Art. 11. […] Parágrafo único. A alta administração do órgão ou entidade é responsável pela governança das contratações e deve implementar processos e estruturas, inclusive de gestão de riscos e controles internos, para avaliar, direcionar e monitorar os processos licitatórios e os respectivos contratos, com o intuito de alcançar os objetivos estabelecidos no caput deste artigo, promover um ambiente íntegro e confiável, assegurar o alinhamento das contratações ao planejamento estratégico e às leis orçamentárias e promover eficiência, efetividade e eficácia em suas contratações.
Decreto 9.203/2017	Art. 15-A. São competências dos comitês internos de governança, instituídos pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional: (Incluído pelo Decreto nº 9.901, de 2019) […] II – incentivar e promover iniciativas que busquem implementar o acompanhamento de resultados no órgão ou na entidade, que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional ou que adotem instrumentos para o aprimoramento do processo decisório; (Incluído pelo Decreto nº 9.901, de 2019) (Grifo nosso)
Portaria – Seges/ME 8.678/2021	Art. 20. A alta administração dos órgãos e entidades deverá implementar e manter mecanismos e instrumentos de governança das contratações públicas estabelecendo, no âmbito de sua competência, no mínimo: I – formas de acompanhamento de resultados, com indicadores e metas para a gestão dos processos de contratações; II – iniciativas que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional, com apoio, quando possível, dos resultados da gestão de riscos e do controle preventivo;
Resolução – CNJ 347/2020	Art. 33. Compete à alta administração dos órgãos do Poder Judiciário, observadas as diretrizes do art. 3º e as demais disposições desta Resolução, implementar objetivos, indicadores e metas para a gestão de contratações, que evidenciem: I – formas de acompanhamento de desempenho e de resultados; II – iniciativas que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional, com apoio, quando possível, dos resultados da gestão de riscos; […] (Grifo nosso)

Fonte: Elaboração própria com base nas normas consultadas.

Quadro 25 – Jurisprudência do TCU

Acórdãos	Dispositivos
Acórdão 1049/2019-TCU-Plenario	9.1.1.1. estabeleça formalmente mecanismos que a administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições; […] 9.1.2.1. estabeleça formalmente e de modo unificado: 9.1.2.1.1. a. objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio; 9.1.2.1.2. iniciativas/ações a serem implementadas para atingir os objetivos estabelecidos; 9.1.2.1.3. pelo menos um indicador para cada objetivo definido, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização; 9.1.2.1.4. metas para cada indicador definido; 9.1.2.1.5. mecanismos que a administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições; […] (Grifo nosso)
Acórdãos 2340, 2341, 2342, 2343, 2344, 2345, 2346, 2347, 2348, 2349, 2350, todos do ano de 2016 e do Plenário do TCU	Estabeleça formalmente: objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio; iniciativas/ações a serem implementadas para atingir os objetivos estabelecidos; pelo menos um indicador para cada objetivo definido na forma acima, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização; metas para cada indicador definido na forma acima; mecanismos que a alta administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições. […] (Grifo nosso)
Acórdão 2622/2015-TCU-Plenário	9.4.1. oriente as organizações sob sua esfera de atuação sobre a necessidade de a respectiva alta administração estabelecer formalmente: 9.4.1.1. objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio; 9.4.1.2. pelo menos um indicador para cada objetivo definido na forma acima, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização; 9.4.1.3. metas para cada indicador definido na forma acima; 9.4.1.4. mecanismos que a alta administração adotará para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições. […] (Grifo nosso)
Pesquisa de Jurisprudência	Execute a seguinte consulta na Pesquisa Integrada do TCU: (“plano estratégico” ADJ3 contratações) OU (“planejamento estratégico” ADJ3 contratações) OU (“alinhamento estratégico” ADJ3 contratações) OU (“gestão estratégica” ADJ3 contratações) OU (“objetivos” ADJ1 “indicadores e metas” ADJ5 “contratações”) OU (“plano estratégico” ADJ3 aquisições) OU (“planejamento estratégico” ADJ3 aquisições) OU (“alinhamento estratégico” ADJ3 aquisições) OU (“gestão estratégica” ADJ3 aquisições) OU (“objetivos”ADJ1 “indicadores e metas” ADJ5 aquisições) E indicador.ACORDAO

Fonte: Elaboração própria com base na jurisprudência do TCU.

Quadro 26 – Riscos relacionados

Riscos

Planejamento da função de contratações visto como burocrático e sem utilidade prática, levando à operação diária dos processos de trabalho dessa função organizacional realizada sem critérios claros e objetivos de qualidade e de desempenho, com consequentes: gestão das contratações desalinhada com os planos organizacionais (a exemplo do PEI, do PLS e do PDTI), com potencial desperdício de recursos em contratações, projetos e ações que não atendem às necessidades da organização;dificuldade de articular a função de contratações com as demais funções finalísticas e de suporte a fim de evitar sobreposição de esforços, lacunas de atuação das funções organizacionais e incoerências entre os seus processos; eimpossibilidade de monitorar o alcance de resultados e, portanto, de aprimorar o desempenho da função de contratações.

Fonte: Adaptado de Tribunal de Contas da União, 2020d.

Quadro 27 – Modelos

Assunto	Modelo disponibilizados por OGS ou por órgãos de controle	OGS
Gestão Estratégica	Guia Técnico de Gestão Estratégica (Ministério da Economia, 2020)	ME

Fonte: Elaboração própria.

[1] Por exemplo de três a cinco anos, com revisão anual.

[2] CIPS; NIGP, 2012e; NIGP, 2015, p. 5; Kaplan; Norton, 2008, p. 127.

[3] Kaplan; Norton, 2008, p. 38-58; COSO, 2017, p. 46-47.

[4] Lei 14.133/2021, art. 11, parágrafo único.

[5] Naspo, 2016, p. 2-7; CIPS; NIGP, 2012c.

[6] Formato de arquivo não proprietário, cuja especificação esteja documentada publicamente e seja de livre conhecimento e implementação, livre de patentes ou qualquer outra restrição legal quanto à sua utilização (Decreto 8.777/2016, art. 2º, inciso IV).